Conseil 20190832 Séance du 18/04/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 avril 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à des particuliers souhaitant consulter des délibérations portant sur les années 1913,1914,1959 et 1965, de la copie du courrier des archives départementales autorisant la commune à détruire ces archives ainsi que celle du répertoire des archives historiques communales. La commission vous rappelle que la destruction d'archives publiques produites et détenues par une collectivité communale ne peut se faire sans l'accord formel de l'autorité exerçant sur cette collectivité le contrôle scientifique et technique de l'État, en l'espèce la direction des archives départementales. À ce titre, le courrier du directeur des archives départementales du Pas-de-Calais vous autorisant à procéder à l'élimination d'une partie de vos archives vous sert à justifier cette action, et en soi, sa communication ne porte aucune atteinte aux secrets définis par l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration et l'article L213-2 du code du patrimoine. Il en va de même pour l'inventaire de vos archives communales si celui-ci ne comporte aucune information couverte par l'un de ces secrets, par exemple des informations nominatives liées à la vie privée d'individus. La commission qui a examiné les deux documents que vous lui avez transmis estime que vous pouvez les communiquer. La commission s'étonne en revanche que vous puissiez avoir procédé à l'élimination des registres de délibération, puisque ceux-ci font partie des archives communales identifiées comme devant être conservées perpétuellement comme le rappelle l'instruction des Archives de France DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales. Elle considère que le directeur des Archives départementales du Pas-de-Calais ne peut vous avoir donné pareille instruction et remarque que sa lettre ne comporte d'ailleurs pas une telle consigne. Il conviendrait à ce titre que vous puissiez produire la pièce faisant la liste des archives que vous avez éliminées. La commission vous invite en conséquence à vous rapprocher des Archives départementales du Pas-de-Calais, qui peuvent avoir procédé à des mises à jour plus récentes du récolement de vos archives et vous aider à retrouver les registres de délibérations sollicités par les particuliers.