Conseil 20190648 Séance du 18/04/2019

La commission a examiné, dans sa séance du 18 avril 2019, votre demande de conseil, formulée dans le contexte d'une demande d'accès à la liste intégrale du personnel (titulaires et contractuels), comportant le nom, le prénom, le grade et l’affectation des personnels intéressés dont vous avez été saisi par le président du syndicat national des scientifiques hospitaliers, relative à la conciliation du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration avec les garanties prévues par le règlement (UE) n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), dit règlement général sur la protection des données (RGPD). En premier lieu, la commission considère que la liste du personnel sollicitée, en tant qu’elle fait simplement apparaître le nom et les prénoms des agents ainsi que leur affectation et leur grade constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En deuxième lieu, la commission rappelle qu'il résulte de l'article 37 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés que ses dispositions ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, de celles du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle souligne que l'entrée en vigueur du RGPD n'a, par elle-même, pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l'administration relatives au droit d'accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ainsi que le prévoit d'ailleurs l'article 86 du RGPD aux termes duquel : « Les données à caractère personnel figurant dans des documents officiels détenus par une autorité publique ou par un organisme public ou un organisme privé pour l'exécution d'une mission d'intérêt public peuvent être communiquées par ladite autorité ou ledit organisme conformément au droit de l'Union ou au droit de l'État membre auquel est soumis l'autorité publique ou l'organisme public, afin de concilier le droit d'accès du public aux documents officiels et le droit à la protection des données à caractère personnel au titre du présent règlement. ». Cette disposition poursuit l'objectif suivant, énoncé au considérant 154 : « (...) Les données à caractère personnel figurant dans des documents détenus par une autorité publique ou un organisme public devraient pouvoir être rendues publiques par ladite autorité ou ledit organisme si cette communication est prévue par le droit de l'Union ou le droit de l'État membre dont relève l'autorité publique ou l'organisme public. Ces dispositions légales devraient concilier l'accès du public aux documents officiels et la réutilisation des informations du secteur public, d'une part, et le droit à la protection des données à caractère personnel, d'autre part, et peuvent dès lors prévoir la conciliation nécessaire avec le droit à la protection des données à caractère personnel en vertu du présent règlement. (...) ». La commission en déduit que l'autorité administrative qui détient des documents administratifs dont la communication constitue un droit en application de ce livre est tenue de satisfaire les demandes présentées en ce sens, dans le respect, lorsqu'elles s'imposent, des formalités prévues par la loi du 6 janvier 1978, dont la commission ne s'estime pas compétente pour apprécier le champ d'application et la portée. En troisième lieu, la commission rappelle, d'une part, que la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition portant sur des données à caractère personnel constituent, en principe, un traitement de données au sens de l'article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (« loi CNIL ») et de l’article 4 du RGPD et, d'autre part, qu'aux termes de l'article D312-1-3 du code des relations entre le public et l'administration, applicable à compter du 13 décembre 2018:  « Les documents et informations mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 et qui sont communicables ou accessibles à toute personne, sous réserve des articles L311-5 et L311-6 et d'autres dispositions législatives ou réglementaires en vigueur, peuvent être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement prévu au deuxième alinéa de l'article L312-1-2, lorsqu'ils relèvent de l'une des catégories suivantes :/« 1° Les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation de l'administration, notamment les organigrammes, les annuaires des administrations et la liste des personnes inscrites à un tableau d'avancement ou sur une liste d'aptitude pour l'accès à un échelon, un grade ou un corps ou cadre d'emplois de la fonction publique ;(...) ». La commission déduit de l'ensemble de ce qui précède que la liste nominative du personnel est communicable, sous les réserves susmentionnées, à toute personne qui en fait la demande alors même que cette personne n’appartiendrait pas aux tiers autorisés et aux destinataires désignés lors de la déclaration CNIL. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité sous les réserves et selon les modalités qui viennent d'être mentionnées.