Avis 20190335 Séance du 06/06/2019

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 janvier 2019, à la suite du refus opposé par le président de l'Université Savoie Mont Blanc à sa demande de communication, dans un format Excel, de la liste de l'intégralité des agents titulaires et contractuels de l'établissement, mentionnant leurs adresses professionnelles. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle ensuite qu’une liste des agents d'un établissement public constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu’elle est susceptible d’être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. En effet, si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l’affectation et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'Université Savoie Mont Blanc a justifié son refus en indiquant que la demande portait sur un document inexistant, ne pouvant être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. La commission, qui prend note de cette réponse, observe cependant que l'Université Savoie Mont Blanc dispose nécessairement, sur un support ou sur un autre, de la liste complète de son personnel et n'établit pas que la liste sollicitée par Monsieur X ne pourrait pas lui être communiquée à partir de simples extractions de ce support. La commission indique enfin qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité sous les réserves et selon les modalités qui viennent d'être mentionnées.