Conseil 20190049 Séance du 24/01/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 24 janvier 2019 votre demande de conseil relative aux obligations de satisfaire les demandes émanant d'offices notariaux tendant à obtenir des demandes d'autorisations d'urbanisme concernant des parcelles, sans autres précisions. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, permis de démolir, déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. En outre, lorsque le maire a statué par une décision expresse prise au nom de la commune, l'autorisation délivrée, avec toutes les pièces obligatoirement jointes à la demande, est également communicable sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle indique en outre que le registre des autorisations individuelles d'urbanisme est lui-même consultable par toute personne qui le souhaiterait. Elle indique que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Ainsi, les demandes de communication doivent être suffisamment précises pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. S'agissant des dossiers portant sur des autorisations d'urbanisme, le demandeur doit à ce titre indiquer a minima la nature de l'autorisation, son objet et l'adresse de la parcelle concernée. Une demande sera également regardée comme suffisamment précise si elle comporte le numéro de l'autorisation accordée ainsi que sa date de délivrance. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.