Avis 20186157 Séance du 05/09/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2018, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de l'Oise à sa demande de communication, au format numérique, par courrier électronique ou sur CD-rom/DVD-rom, de l'intégralité des documents suivants, constituant son dossier relatif au RSA : 1) les procès-verbaux de réunions d'équipes pluridisciplinaires au cours desquelles son dossier a été examiné ; 2) les documents matérialisant quelles décisions ont été prises à son sujet au nom du président du conseil départemental, quand, par qui et pourquoi ; 3) les documents manuscrits établis par son référent RSA pendant et à l'issue de chaque entretien, rendant compte de leurs échanges ; 4) tous les autres documents le concernant établis dans le cadre de son dossier RSA et qui ne lui ont pas encore été communiqués. En l'absence de réponse du président du conseil départemental de l'Oise à la date de sa séance, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Enfin, la commission relève que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'espèce, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités au demandeur, sous réserve qu'ils existent et qu'ils ne lui aient pas déjà été adressés. Dans l'hypothèse où le conseil départemental de l'Oise ne disposerait pas de ces documents sous format numérique, il appartiendra à Monsieur X de choisir une autre modalité de communication.