Conseil 20185813 Séance du 10/01/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 10 janvier 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à une association, des archives de la commune concernant un camp de Harkis situé sur le territoire de la commune dans les années 1960. La commission, après avoir examiné un spécimen que vous lui avez transmis, constate que ces archives sont constituées de fiches d'identification de harkis ayant séjourné dans un centre d'accueil situé sur votre commune, produites dans les années 1960. Elle relève qu'y figurent des informations relevant du secret de la vie privée des personnes physiques : date et lieu de naissance, situation matrimoniale et date de mariage, numéro de sécurité sociale, situation familiale avec noms et dates de naissance des enfants et liste des personnes à charge, lieu d'hébergement. La commission vous rappelle qu'en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, de tels documents ne sont communicables qu'aux intéressés, mais qu'ils deviennent par ailleurs librement accessibles à quiconque en fait la demande au terme des délais et dans les conditions fixés par les articles L213-1 et L213-2 du code du patrimoine. En l'espèce, en vertu du 3° du I de l'article L213-2 de ce même code, sont accessibles de plein droit à l'expiration d'un délai de cinquante ans, à compter de leur date d'établissement, ou, le cas échéant, de leur dernière modification, les documents dont la communication porte atteinte à la protection de la vie privée. La commission considère par conséquent que les fiches allant jusqu'en 1968 sont devenues librement communicables. Dans le cas néanmoins où des ajouts auraient été apportés aux documents postérieurement à la date de leur établissement, faisant apparaître des informations dont la date d'ajout contreviendrait aux délais prévus par le 3° du I de l'article L213-2, il vous appartient de procéder à l'occultation de ces informations si cela vous est possible. La commission présume que ces ajouts, s'ils existent, sont susceptibles de concerner avant tout la vie privée des individus, mais elle vous invite également à veiller à ce que ne soient pas présentes des informations d'ordre médical, dont les délais de divulgation sont régis par le 2° du I de ce même article, soit 25 ans à compter de la date de décès de l'intéressé ou 120 ans si cette date n'est pas connue. Il convient donc, avant de communiquer les fiches, de vous assurer qu'il n'y ait pas eu de modifications ultérieures des fiches, susceptibles de porter atteinte aux délais de communicabilité prévus par le code du patrimoine.