Avis 20185783 Séance du 18/07/2019

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Seilh à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, de la copie, par courrier électronique, du rapport relatif à la construction d'une salle polyvalente, rédigé par le conseil des sages de la commune, instance consultative créée à l’initiative de la municipalité. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération. » Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Seilh a indiqué à la commission, d'une part, que les travaux du conseil des sages de la commune étaient confidentiels en application d'une stipulation de son règlement intérieur, et d'autre part, que le rapport sollicité était en réalité un ensemble de travaux dépourvu de synthèse et qui ne répondait pas à la commande passée à cette instance afin de réfléchir aux futurs usages de la salle polyvalente en question. La commission relève toutefois que les productions écrites du conseil des sages, comité consultatif institué sur délibération du conseil municipal en application de l'article L2143-2 du code général des collectivités territoriales, ont été adressés au maire au sujet de la salle polyvalente en construction. Les circonstances que ces travaux n'ont pas été présentés sous forme de synthèse, qu'ils n'ont pas servi de fondement à une délibération du conseil municipal, ou que le règlement intérieur en a prévu la confidentialité, ne permettent pas de priver d'effet les dispositions de l'article L300-2 et L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, aux termes desquelles sont considérés comme documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. Par suite, la commission, qui a par ailleurs pris note de ce que les documents sollicités auraient déjà été publiés, en tout ou partie, sur un site internet édité par X, émet un avis favorable à la demande.