Avis 20185697 Séance du 18/07/2019

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire d'Abbécourt à sa demande de communication des documents suivants : 1) les statuts de l’association « Passe temps » ; 2) les budgets et les comptes communaux des années 2008 à 2012 ; 3) les délibérations de la commune des années 2000 à 2018 (gros livre). En premier lieu, la commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire d'Abbécourt, rappelle que les documents visés aux points 2) et 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve le cas échéant des mentions portant des appréciations d’ordre individuel sur les fonctionnaires ainsi que l'a jugé le Conseil d'Etat dans sa décision Commune de Sète du 10 mars 2010. Doivent ainsi être occultés, préalablement à leur communication les éléments de prime liés à la manière de servir des agents, les informations à caractère médical ou les appréciations présentant une personne sous un jour particulièrement défavorable, comme la motivation d’une sanction disciplinaire. Les documents mentionnés au point 1) de la demande sont également communicables, s'ils sont en possession de la mairie, en application des dispositions de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, notamment son article 5 qui dispose que : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (...) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que : « toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ». La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que le droit d'accès prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901 ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations des statuts qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. Le caractère communicable des autres informations que contiendraient les statuts doit s'apprécier sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration, notamment son article L311-6, qui proscrit la communication aux tiers des informations intéressant la vie privée de personnes physiques identifiables, et, le cas échéant, celui d'autres textes garantissant un droit d'accès particulier, sans que les dispositions particulières du décret du 16 août 1901 y fassent obstacle. En second lieu, la commission indique qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission souligne également qu'en vertu de l'article L311-2 du même code, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives qui ont pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter eu égard à ses moyens et aux mentions devant être occultées, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. Ainsi, si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'espèce, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, il n'est pas apparu à la commission que la demande révèle de la part de l’auteur une volonté de perturber le fonctionnement de la mairie d'Abbécourt, ni que son traitement appelle de la part de l’administration des efforts manifestement disproportionnés dès lors qu'elle est fondée à inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place et à ne prendre que des copies des documents qu'il aura sélectionnés selon un calendrier compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission émet donc un avis favorable à la demande sous les réserves et dans les conditions ainsi précisées.