Conseil 20185651 Séance du 20/12/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 20 décembre 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable, en support papier ou en version numérique au format pdf ou xmI et non pas au format Excel comme demandé par l'administré, des comptes administratifs 2015, 2016, 2017. La commission rappelle, d'une part, que l'article L311-9 du CRPA dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : (…) 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. » La commission comprend de votre saisine que la demande porte sur une demande de communication d'un document administratif sous forme électronique et que vous disposez d'un document sous cette forme. La commission rappelle, d'autre part, que l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration dispose que : « toute mise à disposition effectuée sous forme électronique en application du présent livre se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé. », que l'article 4 de la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique définit comme « tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre ». La commission relève, à cet égard, que le référentiel général d'interopérabilité, prévu à l'article 11 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005, relatif aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives, fixe les règles techniques permettant d’assurer l’interopérabilité des systèmes d’information et détermine notamment les répertoires de données, les normes et les standards qui doivent être utilisés par les autorités administratives. La version 2.0 du RGI a été publiée par arrêté du 20 avril 2016. La commission déduit de ces dispositions que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En revanche, dès lors que l'administration dispose d'un document sous format numérique, il lui appartient de s'assurer que ce format correspond bien à « un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé », au sens de l'article L300-4 du CRPA. Dans l'hypothèse où le document sollicité est effectivement disponible sous un format répondant aux exigences de l'article L300-4, la commission estime que ce code n'impose pas à l'administration de transmettre le document sous un format différent de celui qu’elle utilise déjà, pour satisfaire une demande de communication. En revanche, dans l'hypothèse où le document n'est pas disponible sous un format conforme aux dispositions de l'article L300-4 du CRPA, la commission souligne qu'il appartient à l'administration de procéder aux conversions nécessaires pour répondre aux exigences de cet article, le format utilisé n'étant toutefois pas nécessairement celui souhaité par le demandeur. La commission en déduit, au regard des informations que vous lui avez communiquées, que vous pouvez vous limiter à communiquer les documents qui vous sont demandés au format xml, qui constitue un standard ouvert au sens de l'article L300-4 du code des relations entre le public et l'administration, et que vous n'êtes pas tenu de convertir les documents au format souhaité par le demandeur.