Avis 20185289 Séance du 18/07/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2018, à la suite du refus opposé par la directrice générale du centre hospitalier universitaire (CHU) d'Amiens Picardie à sa demande de communication des documents suivants : 1) les organigrammes de la Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) du CHU d’Amiens de janvier 2012 à décembre 2017 ; 2) le répertoire des métiers de la Recherche et Innovation (R&I) avec les fiches de postes correspondantes et le nombre de personnels de recherche qualifiés (avec ETP) au sein de l’établissement dont celles du : a) directeur de la Recherche Clinique et Innovation ; b) cadre – coordonnateur administratif du Centre de Recherche Clinique ; c) chef de Projet en Recherche Clinique ; d) gestionnaire de bases de données cliniques – data manager ; e) méthodologiste - biostatisticien ; f) de la coordinatrice études cliniques (CEC) ; g) de l'attaché de recherche clinique (ARC) ; h) technicien de recherche clinique (TEC) ; i) qualiticien ; j) d'autres personnels (gestionnaire SIGAPS-SIGREC, chargé de valorisation, etc…) ; 3) la grille statutaire et salariale appliquée aux métiers de la Recherche et Innovation au sein de l’établissement ; 4) le rapport annuel d’activité de la DRCI pour les exercices 2016 et 2017 ; 5) concernant l’agent Monsieur X, ayant exercé les fonctions de « Chef de Projet en Recherche Clinique » au sein de la DRCI du CHUAP jusqu’en courant 2017 : a) le contrat de droit public conclu entre le CHU d’Amiens et ledit agent avec les pièces justificatives de renouvellement (avenants) et de fin de contrat à l’initiative de l’établissement ou de l’agent (après occultation des données protégées conformément à l'article L311-6 du Code des relations entre le public et l'administration) ; b) la lettre de mission dudit agent ; c) tous les documents relatifs au cursus d’études et parcours professionnel avec leur validation, dûment mentionnés par ledit agent à l’établissement lors de son recrutement ; d) le cas échéant, les pièces justificatives de reprise d’ancienneté et de validation des acquis de l'expérience (VAE) entreprise par ledit agent ou financée en tout ou partie par le CHUAP dans le cadre du plan de formation conformément aux dispositions légales en vigueur avec les pièces justificatives de financement [code du travail ; décret n°2008-824 du 21 août 2008 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents de la fonction publique hospitalière (FPH) ; décret n°2017-1135 du 4 juillet 2017 relatif à la mise en oeuvre de la validation des acquis de l'expérience] ; e) la/les fiche(s) de poste dudit agent ; f) les comptes rendus/rapports d’activité pour l’année 2017 dudit agent relatifs à la recherche clinique (après occultation le cas échéant de données protégées) ; g) les fiches de paie dudit agent relatives au 1er mois du contrat de travail initial, et des 18 derniers mois de l’emploi occupé au sein du CHU d’Amiens, précisant notamment les composantes fixes de celle-ci (grade et échelon, indice de traitement, prime de technicité liée à la fonction) après occultation préalable des données protégées. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de la directrice générale du CHU, estime que les documents mentionnés aux points 1) à 4) de la demande constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle précise à cet égard que les établissements publics de santé ne peuvent, a priori, pas utilement invoquer le secret des affaires au regard des moyens dont ils disposent pour assurer leur mission de service public. Elle émet donc un avis favorable à leur communication, s'ils existent. Pour ce qui concerne les documents mentionnés au point 5) de la demande, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux a), b), e), f), et g), après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée de l'intéressé. La commission émet en revanche un avis défavorable à la communication des documents mentionnés aux c) et d), dont elle estime qu'ils ne peuvent être communiqués qu'à l'agent concerné en application de l'article L311-6 du code des relations entre l'administration et le public. La commission invite par ailleurs Madame X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'elle fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.