Avis 20185255 Séance du 31/08/2019

Maître X X, conseil de Monsieur et Madame X X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 novembre 2018, du refus opposé par le maire de Herlies à sa demande de communication, sous tout support, à la convenance de la mairie, de l'intégralité du dossier de permis de construire n° X, notamment : 1) les plans ; 2) les avis des services instructeurs. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par l’article L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Herlies a indiqué avoir demandé au promoteur la version numérique des documents concernés, les moyens techniques de sa commune ne permettant pas une numérisation de tous les documents, en particulier des plans, et avoir invité le demandeur à consulter les documents en mairie. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission émet, par suite, un avis favorable à la demande dans les conditions précitées. La commission rappelle que la circonstance que les documents aient déjà fait l'objet d'une ou plusieurs consultations ne fait pas obstacle à une nouvelle demande (CE, 21 oct. 1983, X, n° 38000, publié au Recueil) , sous réserve que les demandes de Maître X ou de Monsieur et madame X n'aient pas pour objet ou pour effet de perturber le fonctionnement des services de la mairie, auquel cas leur demande serait abusive (CE, 14 novembre 2018, Société pour la protection des paysages et de l'esthétique de la France, n° 420055). Sont également sans incidence les motifs de consultation de ces documents sur l'exercice du droit à communication qu'ils tirent du Livre III du code des relations entre le public et l'administration. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.