Avis 20185079 Séance du 31/08/2019

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 novembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Lorgues à sa demande de communication intégrale, dans le cadre d'un recours gracieux contre la décision de refus opposée au certificat d'urbanisme n° X du 7 août 2018 demandée par son client, des documents suivants concernant le PLU de la commune : 1) l'avis des personnes publiques associées ; 2) le porté à la connaissance du Préfet ; 3) le rapport du commissaire enquêteur et ses conclusions ; 4) éventuellement, une copie de la version définitivement approuvée si elle devait être différente de la version arrêtée préalablement à l'enquête publique. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de l'article L300-1 du code des relations entre le public et l'administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1. La commission rappelle en outre qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Enfin, la commission relève que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. En vertu de l'article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission précise que lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, elle considère que le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas. L’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des documents en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie (avis n° 20161394 du 12 mai 2016). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lorgues a informé la commission qu'il était disposé à communiquer au demandeur une copie des documents sollicités par voie postale, conformément à sa demande et qu'un devis lui avait été adressé par courriel du 12 novembre 2018 afin qu'il s'acquitte des frais de reproduction exigibles par la commune préalablement à la communication, ainsi qu'il s'y était engagé, cette demande réitérée étant reste vaine. La commission considère en l'espèce que la réponse apportée par le maire de Lorgues ne doit pas s'analyser comme un refus de communication dès lors qu’elle répond à la demande de l’intéressé et que la commune a eu recours à un prestataire extérieur. La commission déduit également que le recours à une prestation extérieure découle de l’impossibilité technique de la commune de satisfaire à la demande par ses propres services ou de transmettre les documents souhaités par voie dématérialisée. Enfin, la commission qui a pris connaissance du devis présenté, constate que les tarifs ne paraissent manifestement pas excessifs, le montant global proposé résultant du volume et de la nature des pièces dont la reproduction est demandée. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.