Avis 20184936 Séance du 17/05/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 octobre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Valdallière à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'arrêté individuel correspondant à l'agent promu rédacteur principal de deuxième classe ; 2) l'ensemble des délibérations portant sur la reprises des agents avec maintien de salaire, du fait et depuis la création de la commune, début 2016 ; 3) les tableaux d'avancement de 2016, 2017 et 218 ; 4) les justificatifs correspondant aux formalités accomplies en amont et en aval pour dresser ces tableaux annuels ; 5) la délibération de création du poste de rédacteur principal de deuxième classe ; 6) les tableaux des effectifs de 2016, 2017 et 2018 ; 7) les fiches de poste relatives aux emplois occupés par les agents du service RH de 2016 à 2018 ; 8) les fiches de poste se rapportant à l'assistanat du DGS depuis le 1er janvier 2016 ; 9) le rapport du cabinet X mandaté par la commune ; 10) la délibération RIFSEEP rendue exécutoire ; 11) la grille RIFSEEP établie pour le calcul des primes ; 12) la délibération du compte épargne temps ; 13) l'ensemble des pièces relatives à la formation du personnel communal : a) le règlement de formation adoptée par la collectivité ; b) les plans annuels de formation 2016 à ce jour ; c) l'ensemble des délibérations relatives à la formation des agents depuis la création de la commune ; 14) les procès-verbaux des séances du comité technique qui se sont déroulées en 2016, 2017 et 2018. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Valdallière a informé la commission que le document visé au point 3) s'agissant de l'année 2016 et ceux visés aux points a) et b) du 13) n'existent pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ces points. En ce qui concerne les documents visés aux points 10), 12) et 13) c), le maire de Valdallière a informé la commission qu'ils étaient disponibles sur Internet à l'adresse suivante : www. valdalliere.fr/la-commune/comptes-rendus-des-cm/et que s'agissant plus précisément du point c) du 13), il n'existait qu'une seule délibération relative au remboursement des frais de déplacement en formation. Les documents demandés ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la demande présentée par Madame X sur ces points est irrecevable. En ce qui concerne le point 4) de la demande, la commission estime que celle-ci trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents à l'administration qu'il avait saisie en lui adressant une nouvelle demande. En ce qui concerne le point 1) de la demande, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci, à l'exclusion de toute information liée, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent par sa hiérarchie. Elle estime que le document sollicité est communicable au demandeur en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des points 2), 5) et 6), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune, dans les conditions fixées par la jurisprudence « Commune de Sète ». L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable, sous réserve, s'agissant du document visé au point 6) de l'occultation préalable des éventuelles mentions relatives à la vie privée ou portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable en application de l'article L311-6du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant des documents visés au point 3), la commission rappelle que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires à un grade ou un cadre d'emploi supérieur ainsi que les tableaux d'avancement arrêtés par l'autorité compétente sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet un avis favorable sur ce point de la demande. En ce qui concerne les documents visés aux point 7), 8) et 11), la commission considère que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet un avis favorable sur ces points. En ce qui concerne le point 9), la commission estime que le rapport sollicité constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration à condition qu'il ne présente pas ou plus un caractère préparatoire à des décisions administratives qui n'auraient pas encore été prises et qu'il s'accompagne de l'occultation préalable des mentions couvertes par l'un des secrets protégés à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point de la demande. Enfin, concernant le point 14) de la demande, la commission estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à l'intéressée pour la seule partie la concernant, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point de la demande. La commission prend note de l’intention du maire de Valdallière de procéder prochainement à la communication de ces documents à Madame X. Si le maire de Valdallière a indiqué à la commission qu’elle considérait la demande de Madame X comme abusive, la commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.