Avis 20184552 Séance du 31/08/2019

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 septembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Montels à sa demande de consultation des documents suivants, relatifs au : 1) lieu dit « La Tamarissière » : a) le permis de construire concernant les parcelles X ; b) le permis de construire concernant les parcelles X ; c) la déclaration préalable Piscine concernant la parcelle X ; 2) lieu dit « Le Village » : la déclaration préalable Piscine concernant la parcelle X ; 3) lieu dit « Les Romes » : a) le permis de construire avec l'annexe Piscine concernant la parcelle X ; b) la déclaration préalable Piscine et dépendance concernant la parcelle X ; c) le permis de construire concernant la parcelle X ; 4) lieu dit « Bel Air » : le permis de construire habitation concernant la parcelle X. Après avoir pris connaissance des observations du maire de Montels, la commission relève à titre liminaire que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission rappelle, ensuite, que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc pour l'ensemble des documents demandés, un avis favorable. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.