Avis 20184403 Séance du 07/02/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 septembre 2018, à la suite du refus opposé par le directeur des Archives nationales d'Outre-mer à sa demande de communication des actes EE II 4670, EE II 4954 (3), 1 ECOL/88 concernant son grand-oncle Monsieur X, par courrier électronique ou au tarif le moins coûteux et non par numérisation au tarif de 2,50 € comme propose l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur des Archives nationales d'Outre-Mer a informé la commission qu'il ne pouvait effectuer de reproduction par photocopie en raison de la fragilité des documents, en majorité sur support en papier pelure, et qu'il avait pour cette raison proposé une reproduction par prise de vue avec un appareil photographique numérique. La commission constate que la demande ne porte pas sur la communicabilité des pièces mais sur leurs modalités d'accès. Elle rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. En l’espèce, la commission a été informée que la reproduction par photocopie du document sollicité nuirait à sa conservation et qu'il avait été proposé à l'intéressée, si elle ne souhaite pas venir consulter sur place les documents, de faire appel à une société généalogique d'entraide qui effectue gratuitement des recherches pour le compte d'autrui. La commission estime que, ce faisant, et ainsi qu'elle l'avait déjà conclu dans son avis n° 20120555 qui traitait d'une demande similaire portant strictement sur les mêmes documents, l’administration a satisfait aux obligations qui lui incombent en vertu des dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Elle ne peut donc que déclarer la demande sans objet.