Conseil 20183522 Séance du 06/12/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 6 décembre 2018 votre demande de conseil relative : 1) au caractère communicable, à un administré, du dossier relatif à une procédure de délégation de service public balnéaire adressé aux conseillers municipaux en application de l'article L1411-7 du code général des collectivités territoriales (CGCT) ; 2) à la possibilité pour un administré ou un candidat évincé, si la demande est effectuée en mairie et sans rendez-vous, de consulter la délibération et ses différentes annexes incluant le rapport du maire, les motifs des choix des candidats, la liste des candidats retenus, les redevances, les rapports de la commission des délégations de service public, etc., au regard du secret des affaires, et d'en exiger une remise de copies, sachant que l'ensemble de ces documents représentent plus de 2 500 pages. La commission rappelle, d'une part, qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation : - l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; - l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; - les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ; - le contrat de délégation de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret des affaires. La commission précise, d'autre part, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle que le Conseil d’État a jugé, dans sa décision n° 303814 commune de Sète du 10 mars 2010, que cet article institue un régime particulier et autonome de communication, en vertu duquel les exceptions au droit d’accès prévues par les articles L311-5 et L.311-6 du code des relations entre le public et l’administration ne sont pas opposables à une demande présentée sur le fondement de ces dispositions. La commission considère ainsi qu'il n'y a pas lieu, en principe, d'opposer le secret des affaires lorsque les documents, y compris en l’espèce le projet de contrat, sont communiqués sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission comprend de la demande de conseil que les documents dont la communication est demandée ont été annexés à une délibération du conseil municipal, après leur transmission aux membres de l'assemblée délibérante en application des dispositions de l'article L1411-7 du code général des collectivités territoriales. Par conséquent, la commission estime que la délibération du conseil municipal se prononçant sur le choix du délégataire et approuvant le contenu d'un contrat de délégation de service public, ainsi que les documents qui lui sont le cas échéant annexés (rapport du maire et motifs des choix des candidats, rapports de la commission...), sont communicables à toute personne en faisant la demande, en application des dispositions précitées. Par ailleurs, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Elle ajoute que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.