Avis 20183483 Séance du 31/12/2018

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 juillet 2018, à la suite du refus opposé par la maire de Paris à sa demande de communication d'une copie numérisée de l'intégralité des pièces numérotées contenues dans le dossier administratif de sa cliente. En l'absence de réponse de la maire de Paris à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant l'engagement d'une procédure disciplinaire à l'encontre de Madame X. S'agissant de la modalité de communication souhaitée, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique un document dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant par ailleurs de la numérotation des pièces du dossier du fonctionnaire, elle observe que celle-ci est prévue par l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires qu'elle n'a pas reçu compétence pour interpréter. La commission émet dès lors un avis favorable à la demande sous les réserves et dans les conditions ci-dessus rappelées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.