Avis 20183453 Séance du 31/12/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 juillet 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Ouen à sa demande de communication des documents suivants : 1) les rapports présentés dans le cadre du débat sur les orientations budgétaires pour les années 2007 à 2017 ; 2) les comptes administratifs, les délibérations correspondantes, les rapports de présentation des séances du conseil municipal pour les années 2007 à 2017, pour le budget principal et les budgets annexes ; 3) les rapports de présentation des budgets primitifs, des budgets supplémentaires et des décisions modificatives pour les années 2014 à 2018 ; 4) les budgets primitifs des budgets annexes pour l'année 2018 ; 5) les états « 1259 COM » pour les années 2007 à 2018 ; 6) les fiches « DGF » pour les années 2007 à 2017. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités et prend note de l'intention du maire de Saint-Ouen d'y procéder très prochainement. La commission rappelle enfin qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.