Avis 20183398 Séance du 27/09/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juillet 2018, à la suite du refus opposé par la secrétaire d'état chargée de l'égalité entre les femmes et les hommes à sa demande de publication en ligne, de manière régulière, dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé, des agendas effectifs et non prévisionnels de la secrétaire d'État chargée de l'égalité entre les femmes et les hommes. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle tout d'abord qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle précise qu’elle distingue les agendas personnels des représentants ou agents des autorités administratives, de ceux qu’ils tiennent ou sont tenus pour eux dans le cadre de leurs missions de service public, qui seuls revêtent le caractère de document administratif. Ces derniers sont communicables, en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration après occultation préalable, le cas échéant, des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, et notamment de la vie privée de tiers. Il en va, notamment, ainsi des noms et des coordonnées des personnes figurant, à titre personnel, dans ces agendas. S’agissant des agendas objet de la demande, la commission relève qu’il s’agit des agendas rendus publics par les ministres, ce dont elle déduit qu’ils ont été élaborés dans le cadre de leurs fonctions ministérielles et qu’ils ne comportent aucune mention relative à un secret protégé. Elle rappelle également qu’en application de l’article L300-4 de ce code, « toute mise à disposition effectuée sous forme électronique (…) se fait dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé ». La commission rappelle ensuite qu’en application de l’article L311-1 du même code, sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6, les autorités mentionnées à l'article L300-2 précité sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande. Au sens de cet article, sont regardés comme des documents administratifs existants les informations qui sont contenues dans des fichiers informatiques et peuvent en être extraites par un traitement automatisé d’usage courant. En outre, en vertu de l'article L311-9 du même code, « l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, (…) soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé (...) ». Enfin la commission rappelle qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque ceux-ci font l'objet d'une diffusion publique. En l’espèce la commission constate que l'agenda de la secrétaire d'état chargée de l'égalité entre les femmes et les hommes est disponible sur Internet à l’adresse suivante : www.egalite-femmes-hommes.gouv.fr. Toutefois, il n'est pas à jour et est seulement accessible au format "HTML" et PDF image. En outre, le site ne permet pas d'affirmer que le document est actualisé. La commission émet, par suite, un avis favorable à la demande. Elle estime également souhaitable que les agendas ainsi mis en ligne des semaines passées puissent demeurer accessibles sur le même site, à l'instar de ce que propose, par exemple, le site du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche.