Avis 20183164 Séance du 31/12/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 juin 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Malaucène à sa demande de copie, par courrier électronique, de la version du Plan d'occupation des sols (POS) en vigueur en date du 3 mars 2017 sur le territoire de la commune, et de l'intégralité de ses annexes. En l'absence de réponse du maire de Malaucène à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle qu'un plan d'occupation des sols comprenant ses annexes, applicable à une date donnée, quand bien même il ne serait plus en vigueur au jour de la demande, est un document administratif communicable à toute personne en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, la commission rappelle que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Elle émet dès lors un avis favorable à la communication des documents demandés, dans les conditions ci-dessus rappelées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.