Avis 20182960 Séance du 31/10/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 juin 2018, à la suite du refus opposé par le président de l'Université de Rouen à sa demande de communication de l'intégralité des pièces contenues dans son dossier administratif et notamment les attestations ou témoignages sur lesquelles se fonde la procédure de licenciement pour faute engagée à son encontre. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, le président de l'Université de Rouen a informé la commission que la procédure disciplinaire engagée à l’encontre de Monsieur X avait débouché sur une décision de licenciement du 26 juin 2018. La commission observe en outre que, par ordonnance du 31 juillet 2018, le tribunal administratif de Rouen a rejeté la requête en référé de Monsieur X tendant à obtenir la suspension de la décision de licenciement. Dès lors, et bien qu'il ressorte de la réponse apportée à la commission par le président de l'université que Monsieur X a eu accès à son dossier administratif conformément aux règles régissant la procédure disciplinaire, la commission considère que cette circonstance ne le prive pas de la possibilité d'en obtenir aujourd'hui la communication sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet dès lors un avis favorable dans cette mesure. S'agissant en revanche des témoignages sur lesquels s'est fondée la procédure de licenciement, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs et mentions susceptibles de porter atteinte à la protection de sa vie privée, portant un jugement de valeur ou une appréciation sur cette personne, ou révélant son comportement dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. La commission considère que la communication d’une dénonciation ou d'un témoignage peut être regardée, compte tenu de ses termes et du contexte dans lequel s'inscrit ce document, comme étant de nature à faire apparaître le comportement de son auteur, c'est-à-dire l'acte de témoigner. Elle estime donc qu'en fonction des circonstances propres à chaque espèce, la divulgation du document à autrui, notamment à la personne visée, pourrait s'avérer préjudiciable à son auteur et que, par suite, ce document n’est communicable qu’à l’intéressé, c’est-à-dire à la personne qui a témoigné et non pas à la personne dont le comportement est décrit dans le témoignage. La commission souligne qu'il convient, pour apprécier le caractère communicable du document, de tenir compte du contexte de la demande, des tensions susceptibles d'exister au sein d'un service de l'administration ou entre des administrés, du risque de représailles ou de dégradation des relations. À défaut de pouvoir rendre impossible l'identification de leur auteur, l'intégralité de ses propos doit être occultée. Lorsqu'une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée. En l'espèce, la commission a été informée par le président de l'université, d'une part qu'une synthèse anonymisée des témoignages a été remise à Monsieur X au cours de la procédure disciplinaire, d'autre part que les témoignages anonymisés, joints au mémoire en défense adressé au tribunal administratif de Rouen par le président de l'université dans le cadre de la procédure en référé, ont été transmis à l'avocat de Monsieur X, qui a pu ainsi en prendre connaissance. La commission, à laquelle ces témoignages ont été transmis dans leur intégralité, émet cependant, au vu de leur contenu, un avis défavorable à leur communication à Monsieur X, en application des principes ci-dessus rappelés. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.