Avis 20182620 Séance du 31/12/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 mai 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Secheras à sa demande de communication des documents suivants : 1) les budgets de la commune pour les années 2015 - 2016 - 2017 ainsi que la ventilation de ces différents budgets ; 2) les comptes rendus des conseils municipaux des années 2015 - 2016 - 2017. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Secheras a informé la commission que les documents mentionnés au point 2) avaient été adressés à Monsieur X, par courrier électronique le 25 mai 2018. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ce point. S'agissant du point 1), la commission observe que le maire a invité le demandeur à venir consulter les documents au secrétariat de la mairie. Elle en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur la délivrance d’une copie des documents. Elle émet donc un avis favorable et invite le maire de Sécheras à procéder à la communication de ces documents au demandeur selon la modalité qu'il a indiquée, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à sa connaissance. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.