Avis 20182421 Séance du 31/12/2018

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mai 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Montville à sa demande de copie de son entier dossier administratif contenant les pièces relatives à la définition de son poste initial lors de son recrutement et aux exemptions à caractère médical de l'ensemble des postes qu'il a occupés. La commission rappelle, à titre liminaire, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant une éventuelle procédure disciplinaire diligentée à l'encontre de Monsieur X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montville a informé la commission, d'une part qu'un rendez-vous avait été fixé le 22 décembre 2017 au demandeur afin de lui permettre de consulter son dossier mais qu'il ne s'y était pas présenté, d'autre part qu'il avait indiqué le 8 janvier 2018 au directeur général des services de la commune qu'il renonçait à consulter son dossier. La commission observe cependant que par courrier du 20 février 2018, Maître X, conseil de Monsieur X, a demandé au maire de Montville de lui adresser une copie du dossier de son client, et qu'en l'absence de réponse à ce courrier à l'expiration d'un délai d'un mois, une décision de refus tacite est née, conformément aux termes des articles R*311-12 et R311-13 du code des relations entre le public et l'administration, dont Monsieur X a saisi la commission par courrier du 11 mai 2018. La commission considère dès lors que cette saisine conserve un objet. Par ailleurs, la commission prend note que s'il a été proposé à Monsieur X de consulter son dossier, sa demande porte non sur une consultation, mais sur la délivrance d'une copie de celui-ci. Elle émet donc un avis favorable et invite le maire de Montville à communiquer au demandeur son dossier selon la modalité qu'il a indiquée, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.