Avis 20182250 Séance du 27/09/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 mai 2018, à la suite du refus opposé par le ministre de l'Europe et des affaires étrangères à sa demande de copie, sur support papier ou sur un support identique à celui utilisé par le service (disquette, cédérom), des documents suivants concernant l'Agence pour l'enseignement français à l'étranger (AEFE) : 1) la liste de tous les établissements scolaires du réseau « AEFE » (Etablissements en gestion directe, établissements conventionnés, établissements homologués) indiquant, pour les années 2009 à 2017, le montant de la redevance payée par chaque établissement à l’AEFE ; 2) la liste de tous les établissements scolaires du réseau « AEFE » en gestion directe, indiquant, pour les années 2009 à 2017, le montant des contributions sur le fonds de réserve de chaque établissement versées à l’AEFE ; 3) la décision administrative émise par le ministère de l’Europe et des affaires étrangères ou par le conseil d’administration de l’AEFE autorisant de telles contributions sur les établissements en gestion directe. En réponse à la demande qui lui a été adressé, le ministre de l'Europe et des affaires étrangères a informé la commission que les documents sollicités au titre des points 1) et 2) étaient inexistants. La commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En l’espèce, la commission constate que les points 1) et 2) de la demande tendent à l’élaboration d’un nouveau document, qui ne peut être obtenu à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ces points et prend acte de l'intention de l'administration d'élaborer ces documents et de les communiquer à Madame X, à l'exception toutefois s'agissant du point 2) des données pour les années 2009 à 2015 et 2017 dès lors qu'elles ne sont pas répertoriées. Enfin, s'agissant de la décision visée au point 3), la commission estime qu'elle constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable.