Avis 20182129 Séance du 31/10/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 mai 2018, à la suite du refus opposé par la maire de Bondy à sa demande de copie sur un CD-Rom, pour un montant n’excédant pas 2,75 euros et non pour un montant comprenant la prise de vue, de son dossier administratif. En l'absence de réponse de la maire de Bondy à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Il ressort, en l'espèce, de la réponse apportée par la maire de Bondy au demandeur, par courrier postal du 2 août 2017, joint au dossier de saisine qu'il a produit à la commission, qu'elle ne détient pas le dossier de Monsieur X en version numérique. En conséquence, la commission émet un avis défavorable et invite le demandeur à convenir avec l'administration d'une communication de son dossier selon une autre modalité. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.