Avis 20182095 Séance du 27/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 avril 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Merckeghem à sa demande de copie intégrale de l'acte de naissance de Monsieur X né dans la commune le 27 juin 1937. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Merckeghem, rappelle que les registres de naissance et de mariage de l’état civil sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e du 4° du I de l’article L213-2 du même code. En l’espèce, la commission constate que l’acte de naissance sollicité, établi en 1937, est ainsi communicable depuis le 1er janvier 2013 à toute personne qui le demande sans que celle-ci ait à apporter d'autre justification. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi d’une copie simple de cet acte, dans son intégralité, avec ses mentions marginales éventuelles. La circonstance que Monsieur X est toujours en vie est sans incidence sur le caractère communicable de son acte de naissance. La commission rappelle en outre que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. A cet égard, celui-ci est en droit d'obtenir soit l'envoi postal d'une copie de l'acte demandé, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, moyennant le paiement des frais de reproduction et d'envoi, conformément à l'article R311-11 du même code, soit l'envoi par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. La commission émet donc un avis favorable à la présente demande et précise que dans le cas où l'administration reçoit à intervalle rapproché plusieurs demandes de communication portant sur le même acte émanant d'un même demandeur, elle n'est pas tenue de le communiquer plusieurs fois.