Avis 20181922 Séance du 13/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 avril 2018, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de l'Essonne à sa demande de communication, de manière dématérialisée, par courrier électronique ou par transfert de fichiers, de copies des documents suivants : 1) les grands livres budgétaires départementaux des exercices 2013 à 2017 ; 2) l'ensemble des productions établies par Madame X dans le cadre de ses missions notamment les notes de synthèse, les rapports et échanges de courriels. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du président du conseil départemental de l'Essonne à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, d'une part, s'agissant des documents mentionnés au point 1), qu’il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil départemental, des budgets et des comptes du département ainsi que des arrêtés du président. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime, d'autre part, s'agissant des documents mentionnés au point 2), que le demandeur doit être regardé comme sollicitant la communication des documents que Madame X a pu élaborer dans le cadre des fonctions qu'elle exerce en qualité de chargée de mission auprès de l'un des vice-présidents du conseil départemental. Elle estime que les documents sollicités, s'ils existent, sont désignés avec suffisamment de précision pour permettre à l'administration de les identifier, et qu'ils sont en principe communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions éventuellement couvertes par les secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Sous ces réserves, la commission émet dès lors un avis favorable à la demande. La commission, qui souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, rappelle enfin qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc le président du conseil départemental de l'Essonne à procéder à la communication des documents sollicités selon la modalité choisie par le demandeur, pour les éléments disponibles sous forme électronique.