Avis 20181886 Séance du 15/09/2018

Madame X et Madame X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Serres-sur-Arget à leur demande de communication des documents suivants : 1) le registre des délibérations du 28 novembre 2017 et du 21 décembre 2017 ; 2) le registre des arrêtés : a) du maire ; b) d'urbanisme ; c) du personnel ; 3) le compte rendu du conseil municipal du 21 décembre 2017 ; 4) les conventions précaires des logements de l’école. S'agissant des points 1) à 3), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant du point 4), la commission considère que ces conventions sont des documents communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation, le cas échéant des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée des occupants des logements, telles que leurs dates et lieux de naissance, conformément à l'article L311-6 de ce code. La commission précise que, si ces logements appartiennent au domaine privé de la commune, leur communication est régie par les mêmes dispositions, en vertu de l'article L300-3 du même code. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Serres-sur-Arget a informé la commission qu'une copie des documents est à la disposition de Mesdames X et X à la mairie. La commission, qui en prend note mais ignore si Mesdames X et X en ont été elles-mêmes informées, émet un avis favorable à leur demande dans les conditions ci-dessus rappelées. La commission indique enfin qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.