Avis 20181845 Séance du 13/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 avril 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Belz à sa demande de copie intégrale, au tarif règlementaire de 0,18 centimes d'euro, des dossiers de permis de construire PC X et PC X, sachant que le maire propose la délivrance de photocopies au tarif notamment de 0,30 centimes d'euro la page A4. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration dès lors qu'il a été statué sur la demande d'autorisation, et rappelle qu'en vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique à tous les documents qu'il contient et, le cas échéant, aux avis émis préalablement à la délivrance de l’autorisation. S'agissant des modalités de communication et plus précisément des frais de photocopie des documents administratifs communiqués en application des articles L300-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, la commission rappelle qu'en vertu de l'article R311-11 de ce code : « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Par ailleurs, lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, la commission considère que le barème fixé par l’arrêté ne s’applique pas, cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même. Dans ce cas, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Belz, la commission estime que les prix de 0,30 euro la page A4 en noir et blanc et 1,50 euros en couleur et fixés par la délibération du conseil municipal de Belz le 15 décembre 2017 excèdent très largement le montant maximal fixé par l'arrêté conjoint précité, dès lors qu'il n'apparaît pas en l'état du dossier que la commune aurait recours à un prestataire extérieur. Par suite la commission assimile les tarifs de reprographie adoptés à un refus de communication des documents sollicités. Elle émet par conséquent un avis favorable à la communication des documents sollicités par Monsieur X, dans les conditions prévues par le code des relations entre le public et l'administration.