Avis 20181769 Séance du 06/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 avril 2018, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental d'Ille-et-Vilaine à sa demande de communication, par voie de publication en ligne, du dernier compte rendu de l'assemblée plénière disponible issu de l'enregistrement audio des séances confié à un prestataire spécialisé. Après avoir pris connaissance de la réponse du président du conseil départemental d'Ille-et-Vilaine à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle, d'une part, que l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA), dans sa rédaction issue de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, dispose que : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ; 4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. ». En complément de la possibilité de demander la consultation ou l’envoi d’un document administratif sous format papier ou numérique, la loi sur une République numérique a désormais introduit une quatrième modalité de communication par la mise en ligne sur internet du document sollicité. La commission rappelle, d'autre part, que l’article L312-1 du CRPA prévoit que les administrations peuvent rendre publics les documents administratifs qu’elles produisent ou reçoivent. Le législateur leur a par ailleurs imposé l’obligation de publier en ligne certaines catégories particulières de documents. Le 1° de l'article L312-1-1 du CRPA prévoit ainsi que les collectivités territoriales de plus de 3 500 habitants et les administrations dont le nombre d'agents est supérieur à 50 équivalents temps plein doivent publier les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au titre Ier du livre III du CRPA, à condition que ces documents soient effectivement disponibles sous forme électronique. La publication en ligne de documents administratifs par l’administration ne peut toutefois s’effectuer que sous réserve du respect des conditions posées à l’article L312-1-2 du CRPA, qui dispose que : « Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. / Sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, lorsque les documents et les données mentionnés aux articles L312-1 ou L312-1-1 comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes. Une liste des catégories de documents pouvant être rendus publics sans avoir fait l'objet du traitement susmentionné est fixée par décret pris après avis motivé et publié de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (...) ». La commission déduit de ces dispositions que, pour pouvoir faire l’objet d’une publication (y compris par la mise en ligne sur internet) par l’administration, un document administratif doit, au regard des mentions qu’il contient, être communicable à toute personne. Il ne peut être procédé à la publication de ce document que si son contenu respecte les secrets protégés par L311-5 et L311-6 du CRPA. Ce document doit, en outre, satisfaire aux conditions posées au deuxième alinéa de l’article L312-1-2 s’agissant de la protection des données personnelles, s’il comporte des données de cette nature. En l'espèce, la commission estime que l'enregistrement audio d'une séance du conseil départemental constitue un document administratif, communicable à toute personne qui en fait la demande, et donc publiable en ligne, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'il a perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès-verbal du conseil départemental réalisé à partir de cet enregistrement et sous réserve, le cas échéant, que soient occultés les passages permettant d'identifier les participants à la séance autres que les élus et les fonctionnaires ou les prestataires du département, dans la mesure où la communication de ces éléments porterait atteinte au respect de leur vie privée. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.