Avis 20181603 Séance du 15/09/2018

Madame X X, pour les élus X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Marbois à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants : 1) les procès-verbaux et comptes rendus des conseils municipaux de la commune historique de Saint-Denis-du-Béhélan pour l'année 2013 ; 2) les différents diagnostics réalisés pour le bien immobilier « Millénium » à compter de son achat ; 3) les montants des fournitures, des travaux, des services, de la main d’œuvre payés par la commune de Marbois et la commune du Chesne dans le cadre du projet « Millénium » ; 4) les montants et imputations des fermages de Chanteloup et des Essarts des terrains du centre communal d'action sociale (CCAS) ; 5) les décisions prises par le maire dans le cadre de sa délégation d'attributions accordées par le conseil municipal dans le respect de l'article L2122-22 du code général des collectivités territoriales (CGCT) depuis le 1er janvier 2016 ; 6) les factures de la société X œuvrant pour le compte de la mairie. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Marbois a informé la commission que les document sollicités au point 2) n’existaient pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. La commission rappelle ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 3) et 4) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. Elle précise qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Par conséquent, la commission estime que les documents visés aux points 1), 5) et 6), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, des destinataires de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Dès lors, la commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1), 5) et 6), par courrier électronique si l'administration en dispose sous forme numérique, dans le cas contraire selon une autre modalité qu'il appartiendra à Madame X d'indiquer à l'administration. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.