Avis 20181602 Séance du 12/07/2018

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 mars 2018, du refus opposé par le conseil départemental des Pyrénées Orientales à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant sa cliente : 1) les rapports d'enquête de 2008 réalisés par Madame X et ceux de 2013 réalisés par Madame X et Madame X ; 2) la demande d'une place en urgence au centre d'hébergement et de réinsertion sociale (CHRS) « La Colombe » en 2008 ; 3) la demande de mise en place d'une aide éducative à domicile (AED) en 2011 à la suite d'une action éducative en milieu ouvert (AEMO); 4) la demande d'AED refaite en 2013 auprès de Madame X ainsi que la réponse de la commission. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le conseil départemental a indiqué que les documents mentionnés au point 1) avaient été transmis au Procureur de la République, que celui mentionné au point 2) n'avait pas été conservé par le service de la maison sociale de proximité compétente, ne s'agissant pas d'une prestation servie au titre de l'aide sociale à l'enfance, que les documents mentionnés aux points 3) et 4) ne l'avaient pas été non plus en l'absence de mise en place de la mesure. La commission rappelle que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : 1. L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. 2. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. 3. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre de l'assistance éducative et du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. En l'espèce, la commission constate que les documents visés au point 1) de la demande ont été élaborés en vue de leur transmission au Procureur de la République. Ils n'entrent donc pas dans le champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission ne peut, dans ces conditions, que se déclarer incompétente en ce qui concerne ce point. Elle estime que le document visé au point 2), qui s'inscrit dans le cadre des mesures d'assistance prévues par les articles L222-1 à 222-2 du code de l'action sociale et des familles, et que les documents mentionnés aux points 3) et 4) de la demande, qui se rapportent à une demande relevant d'une décision du préfet en vertu de l'article L111-3-1 de ce code, revêtent un caractère administratif et sont , en principe, communicables aux personnes intéressées, notamment les représentants légaux des enfants ainsi que leurs conseils, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission regrette qu'en l'espèce les documents sollicités n'aient pas été conservés. Toutefois, dans ces circonstances, la commission ne peut que déclarer la demande sans objet en ce qui concerne ses points 2) à 4).