Avis 20181594 Séance du 15/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Perpignan à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, les pièces comptables suivantes pour les années 2014 à 2017 : 1) l'ensemble des relevés des cartes bancaires de paiement du cabinet du maire avec les pièces justificatives ; 2) la liste de l'ensemble des chargés de mission liés au cabinet ou à tout autre service municipal faisant apparaître la mission dont ils ont la charge ; 3) l'ensemble des factures payées par le service relation publique ; 4) l'ensemble des factures payées par le cabinet ; 5) l'ensemble des factures de restaurants et frais de représentation sur l'ensemble des services, dont celles concernant le cabinet du maire et les régies municipales ; 6) l'ensemble des factures de communication, dont celles concernant la publication du journal municipal et l'ensemble des pièces comptables liées au journal « L'Indépendant ». La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle ensuite qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant du document mentionné au point 2), la commission considère que la communication d'une liste d'agents publics mentionnant leurs identité, fonctions et service auquel ils sont rattachés n'a pas pour effet de porter atteinte à leur vie privée. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 3) à 6) ainsi qu'à la communication de la liste mentionnée au point 2) sous réserve que le document puisse être établi au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant, et prend note de l'intention du maire de Perpignan de satisfaire prochainement la demande. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.