Avis 20181486 Séance du 15/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Cholet à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, en sa qualité de député, des documents suivants : 1) le détail des recettes et leur compte de comptabilisation de la dotation globale de fonctionnement (DGF) de 2014 à 2017 ; 2) les sommes encaissées en décaissées par la ville au titre du fonds national de péréquation des ressources intercommunales et communales (FPIC) et le compte d'imputation au compte administratif ou au budget de 2014 à 2017 ; 3) l’éventuelle recette du FPIC prévue au budget primitif ou supplémentaire de 2017 ; 4) les comptes de gestion du comptable public du budget principal de 2014 à 2017 ; 5) le détail de la prévision budgétaire du budget primitif de 850 000 euros du compte 7488 « autres attributions et participations » de 2017 ; 6) la dernière analyse financière des comptes de la ville établie par le comptable public ; 7) le tableau de l'extinction naturelle de la dette au 31 décembre 2016. A titre liminaire, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration n'a pas vocation à garantir un droit de communication qui serait tiré de qualités ou fonctions particulières, notamment de celles de parlementaire, et qu’elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le droit à l’information et les pouvoirs de contrôle dont disposent ces derniers. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission relève, ensuite, que le maire de Cholet a indiqué au demandeur, par un courrier en date du 17 janvier 2018, qu’étaient publiés en libre accès les documents les plus récents sur le site internet de la commune à partir du lien suivant : https://www.cholet.fr/chaines/categorie_53_chiffres+cles.html. La commission en prend note mais observe que les documents mis en ligne ne répondent que partiellement à l'objet de la demande. En l’état, la commission indique qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève cependant que, s’agissant du point 5, cette communication n’est possible qu’à condition que la nomenclature budgétaire permette de préciser le détail de la prévision budgétaire du budget primitif du compte désigné. La commission rappelle en effet que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, et sous cette réserve, la commission considère que les documents demandés sont communicables. Elle émet donc un avis favorable. Par ailleurs, le maire de Cholet a informé la commission qu’en raison du volume des documents demandés, ceux-ci pouvaient être consultés dans les locaux de la commune et que cette consultation pouvait être assortie d’une reproduction des éléments intéressant le demandeur. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie sous format électronique des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle précise, en revanche, que la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration peut se faire aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission invite donc le maire de Cholet à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, sous format électronique pour les documents dont l'administration disposerait sous cette forme et, pour les autres documents, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance Monsieur X. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.