Avis 20181484 Séance du 15/09/2018

Maître X, conseil de Monsieur X X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 mars 2018, à la suite du refus opposé par le directeur du Centre hospitalier de Die à sa demande de communication d'une copie du dossier administratif de son client, licencié pour inaptitude le 5 juillet 2017. En l'absence de réponse du directeur du Centre hospitalier de Die, la commission indique que les documents administratifs composant le dossier d'un agent public sont communicables à l'intéressé ou à son conseil en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Il ressort du dossier de saisine produit à la commission par Maître X que Monsieur X a consulté son dossier au service des ressources humaines de l'établissement le 30 octobre 2017 et pu obtenir une copie des pièces de son choix. La commission en prend note mais considère cependant que la demande de Maître X, qui se déclare disposé à régler les frais de reprographie, est recevable dès lors que l'obtention d'une copie intégrale du dossier de son client peut lui être nécessaire afin d'assurer la défense de ce dernier. Elle émet donc un avis favorable et rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.