Avis 20181008 Séance du 31/05/2018

Monsieur X, , a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 février 2018, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional d'Occitanie à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller régional, de la réalisation de simulations graphiques portant sur le réaménagement de la nouvelle salle d'Assemblée de l'hôtel de région de Toulouse, conçue par la société X dans le cadre du marché X, signé le 22 juin 2015. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Elle indique qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : "Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions." Elle estime par conséquent que les simulations graphiques faisant l'objet de la demande de Monsieur X, constituent des documents administratifs au sens des dispositions précitées, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 de ce même code. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de la présidente du conseil régional d'Occitanie, émet donc un avis favorable.