Avis 20180956 Séance du 15/09/2018

Communication par voie électronique des documents suivants : 1) l'intégralité du dossier de déclaration préalable d'urbanisme du 30 octobre 2014, n° DP X ; 2) la déclaration de fin de travaux.
Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 février 2018, à la suite du refus opposé par le maire de la Motte-Chalancon à sa demande de communication, par voie électronique, des documents suivants : 1) l'intégralité du dossier de déclaration préalable d'urbanisme du 30 octobre 2014, n° DP X ; 2) la déclaration de fin de travaux. En l'absence de réponse du maire de la Motte-Chalancon, la commission rappelle tout d'abord que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations de travaux, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle émet donc un avis favorable à la communication dématérialisée souhaitée par le demandeur si la commune détient déjà une version électronique des documents. Dans le cas contraire, il appartient au demandeur de choisir une autre des modalités de communication prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.