Avis 20180888 Séance du 15/09/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par un courrier enregistré à son secrétariat le 14 février 2018, du refus opposé par le maire d'Oloron-Sainte-Marie à sa demande de communication des documents budgétaires justifiant les dépenses (factures et bons de commande), pour l'exercice 2017, relatives aux comptes suivants de la commune : 1) le compte 6226 « honoraires » ; 2) le compte 6227 « frais d'actes et de contentieux » ; 3) le compte 6232 « fêtes et cérémonies » ; 4) le compte 6236 « catalogues et imprimés » ; 5) le compte 6237 « publications » ; 6) le compte 6251 « voyages et déplacements » ; 7) le compte 6532 « frais de mission » ; 8) le compte 6248 « divers ». En l'absence de réponse du maire d'Oloron-Sainte-Marie, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des communes, des arrêtés municipaux, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande selon des modalités d'accès prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration. Le droit d'accès aux « procès-verbaux » garanti par ces dispositions s'étend également aux délibérations elles-mêmes (CADA, conseil n° 20013553 du 22 novembre 2001) ainsi qu’à toutes les pièces annexées aux procès-verbaux (CE, Section, 11 janvier 1978, Commune de Muret, p. 5). Par ailleurs, les « budgets » doivent s'entendre comme tous les « documents budgétaires » en général et les « comptes » de la collectivité incluent, en principe, l'ensemble des écritures et documents comptables. La commission émet, par conséquent, un avis favorable. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à proposer une consultation sur place ou à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.