Avis 20180874 Séance du 15/09/2018

Monsieur XX, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 février 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Vénissieux à sa demande de consultation de l’intégralité des documents suivants, pour les années 2014, 2015 et 2016 : 1) les factures pour le compte 6532 intitulé « frais de mission adjoints et conseillers » ; 2) les factures pour le compte 6185 intitulé « frais de colloque et séminaire » ; 3) les factures pour le compte 6188 intitulé « autres frais divers » ; 4) les factures pour le compte 6251 intitulé « voyages et déplacements », incluant les frais relatifs aux transports par avion, voiture de location, bus, train et transports en commun ; 5) les factures pour le compte 2161 intitulé « œuvres et objets d'art » et les factures pour le compte 2168 intitulé « collections-oeuvres d'art autres » ; 6) les factures pour le compte 6256 intitulé « missions » ; 7) les factures pour le compte 6536 intitulé « frais de représentation du maire ». En l'absence de réponse du maire de Vénissieux, la commission souligne tout d'abord qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle ensuite qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission souligne enfin qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. A cet égard, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la consultation des documents, la réalisation des photocopies ou, le cas échéant, la numérisation et la mise en ligne des documents, afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission précise cependant qu'en vertu de l'article L311-2 du même code, l'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique. Tel peut être notamment le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission constate que Monsieur X et d'autres élus de son groupe ont été autorisés à consulter la plupart des documents demandés au cours de l'année 2017. Le demandeur indique cependant ne pas avoir disposé du temps nécessaire pour examiner l'ensemble des documents auxquels il a eu accès. En l'espèce, elle estime, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande ne présente pas un caractère abusif. Elle considère également que le maire de Vénissieux pourrait sans doute utilement, dans des proportions restant compatibles avec le bon fonctionnement de ses services, élargir davantage les plages de consultation des documents sollicités . Elle invite toutefois le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Sous le bénéfice de ces observations, elle émet donc un avis favorable. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.