Avis 20180283 Séance du 15/09/2018

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 janvier 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Carpentras à sa demande de communication des documents suivants : 1) les comptes administratifs corroborant la somme des mandats relatifs au paiement des honoraires d'avocat concernant les contrats signés représentant la commune devant la juridiction administrative dans des instances où il apparait en tant que demandeur ; 2) le compte rendu des délibérations et leurs annexes, par publication en ligne, concernant la décision de la commune de faciliter la nouvelle installation d'un médecin généraliste au centre-ville. S'agissant des documents visés au point 1) de la demande, la commission, rappelle, en l'absence de réponse du maire de Carpentras, qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication, notamment, des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise, en particulier, que les mandats de paiement émis par une commune pour assurer le règlement des factures d'honoraires d'un avocat ne doivent pas être regardés comme des correspondances échangées entre l'avocat et son client, couvertes par le secret professionnel de l'avocat, mais comme des pièces comptables de la commune, communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales (avis n° 20111095 du 14 avril 2011). La commission, qui observe que Monsieur X a demandé à obtenir la communication de ces documents par courrier électronique, rappelle que, conformément au 3° de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'administration est tenue d'effectuer une communication par voie électronique sous réserve que les documents soient disponibles sous forme électronique. Elle émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable à la communication selon la modalité souhaitée par le demandeur. Dans l'hypothèse où les documents n'existeraient pas sous forme électronique, la commission précise qu'il reviendrait à Monsieur X de choisir une autre modalité de communication, à savoir soit la consultation gratuite sur place, soit par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. S'agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Cette communication peut se faire par publication en ligne, conformément aux dispositions de l'article L 311-9 du code des relations entre le public et l'administration et aux vœux exprimés par le demandeur. Elle émet donc un avis favorable. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.