Avis 20180214 Séance du 08/02/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental de la Dordogne à sa demande de communication des éléments suivants : 1) concernant l'utilisation des véhicules de service : a) le nombre et les catégories fiscales des véhicules dont est propriétaire ou locataire la collectivité, de l'année 2015 au 1er septembre 2017 ; b) le mode de calcul pour chaque catégorie de véhicule loué, tourisme et engins de travaux ; c) le montant des frais d'assurances de ces véhicules, dont est propriétaire ou locataire la collectivité ; 2) les délibérations annuelles suivantes concernant : a) les affectations et le nombre de véhicules de service par direction, service, au cabinet du président et pour tous les organismes associés ; b) le nombre et les catégories fiscales des véhicules de fonction ; c) le nombre, la nature de l'emploi et les catégories de personnels en bénéficiant ; d) le nombre d'affectations de véhicules de service avec autorisation de remisage au domicile ; e) le nombre d'agents assujettis à la déclaration d'avantages en nature ; f) l'état des carnets de bord des véhicules par direction, service et pour le cabinet du président ; g) les cartes de carburant et de péage par direction, service et pour le cabinet du président ; h) la situation des dépenses et le nombre de kilomètres parcourus de l'année 2015 à la fin de l'année 2016 ; i) les autorisations d'usage de véhicules personnels et l'état des frais de remboursement à ce titre pour les années 2015 et 2016 ; 3) concernant la gestion du personnel : a) le nombre d'heures avec le montant correspondant des heures supplémentaires et des astreintes accordées aux personnels, y compris ceux du cabinet de président et le nombre de personnels en bénéficiant de l'année 2015 au 1er septembre 2017 ; b) le nombre de chargés de mission et la nature des missions exercées ; c) le nombre de personnels rattachés aux groupes politiques par groupe depuis l'année 2015 ; d) le nombre de personnels contractuels à temps plein par catégorie et par affectation ; e) le nombre d'emplois fonctionnels ; 4) concernant les élus de la collectivité : a) les délibérations concernant l'indemnisation des élus ; b) le tableau récapitulatif en euros des montants des indemnisations mensuelles des élus ; c) consultation des arrêtés de délégation des élus et les représentations de ceux-ci dans les organismes et les instances départementales et nationales ; d) les remboursements des frais de déplacements des élus du 1er janvier 2016 au 1er octobre 2017 ; e) l'état des matériels multimédias, téléphones portables, tablettes, ordinateurs, remis aux conseillers départementaux ; f) la délibération fixant les modalités d'attribution et d'usage professionnel de ces matériels ; g) les frais de formation des élus et les subventions accordées aux organismes de formation de ces élus. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental de la Dordogne a informé la commission de son intention de communiquer au demandeur les documents sollicités. La commission en prend note et rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. La commission rappelle également qu'il résulte de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil départemental, des arrêtés , ainsi que des budgets et comptes du département. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle rappelle toutefois qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique. Par suite, elle considère que les délibérations et arrêtés sollicités aux points 2), 4a), 4c) et 4f) sont communicables au demandeur en application de l'article L3121-17 du code général des collectivités territoriales, à l'exception de ceux qui auraient fait l'objet d'une diffusion publique. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. S'agissant des autres documents sollicités, la commission considère que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des éventuelles mentions couvertes par les secrets protégés par l'article L311-6 du même code. Elle émet donc un avis favorable sur ces points. La commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.