Avis 20176095 Séance du 31/12/2017

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Cadaujac à sa demande de copie, et non consultation sur place comme proposé par l'administration, de l'intégralité du dossier de permis de construire relatif à la réalisation d'une centrale à béton dans le quartier Fayet, concernant notamment la parcelle cadastrée section AW n° 116, ayant fait l'objet d'un arrêté de refus du maire. En premier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Cadaujac a informé la commission de ce qu'il avait transmis, par courrier électronique du 28 novembre 2017, l'arrêté de refus incluant les annexes. La commission déclare donc sans objet la demande d'avis dans cette mesure. En second lieu, le maire de Cadaujac a précisé à la commission que les plans du dossier de permis de construire sollicité ne pouvaient être reproduits dans les locaux de la mairie, ne disposant pas du matériel nécessaire. Il a ainsi invité Maître X à venir consulter sur place les documents demandés et à en prendre copie au moyen d'un appareil photo numérique. La commission en prend note mais rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Les autres pièces figurant au dossier sont communicables sous les réserves prévues aux articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'article R311-11 du même code pris pour l'application de cet article prévoit que, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Ce n'est que dans l'hypothèse où l'administration sollicitée ne bénéficie pas des moyens techniques nécessaires à la reproduction, qu'elle peut solliciter un prestataire extérieur dont le devis devra alors être soumis pour accord au demandeur et dont l'administration peut ensuite exiger le paiement préalable. Dès lors, il lui appartient de faire établir, au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et de le soumettre au demandeur qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication par copie des documents non encore transmis et invite ainsi le maire de Cadaujac à faire établir un devis auprès d'un prestataire extérieur et de le soumettre à Maître X qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.