Avis 20176003 Séance du 08/03/2018

Maître X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 décembre 2017, à la suite du refus opposé par la maire de Paris à sa demande de copie de l’acte de naissance de Madame X née le 4 avril 1931 à Paris 10ème. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle est compétente, en vertu des dispositions de l’article L342-1du code des relations entre le public et l'administration, pour émettre un avis sur la communication au demandeur, en application des dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine, par les services qui le conservent, de l’acte d'état civil sollicité, qui, s’il ne revêt pas le caractère d’un document administratif, présente celui d’un document d’archives publiques, au sens de l'article L211-4 de ce même code. En l'espèce, la commission constate que l'acte de naissance sollicité date de plus de 75 ans et que le registre qui le contient est librement communicable à toute personne qui en fait la demande depuis le premier janvier 2007, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code précité. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle en outre que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. La commission souligne toutefois que ce principe accepte plusieurs exceptions destinées à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. En l'espèce, la commission considère que la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile mais que la communication peut prendre une autre forme : la photographie (à condition que celle-ci ne soit pas, elle non plus, de nature à fragiliser le document original) ou la transcription manuelle intégrale de l'acte. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.