Avis 20175587 Séance du 08/02/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-sur-Mayenne à sa demande de communication de l'intégralité du dossier relatif au refus de la demande de réintégration au 3 décembre 2017 d'un agent en disponibilité pour convenances personnelles : 1) la copie des contrats en CDD en cours y faisant référence ; 2) le tableau d'ensemble des effectifs de la collectivité tel qu'annexé au budget voté pour l'année 2017, le cas échéant modifiés par des délibérations de l'organe délibérant intervenues depuis lors ; 3) la liste des postes budgétaires d'agents administratifs à la date du 28 août 2017, en précisant si ces postes étaient occupés ou non par des agents titulaires. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Jean-sur-Mayenne a fait savoir à la commission qu'un contrat à durée déterminée répondait à l'objet du point 1) de la demande. La commission rappelle que le contrat de travail d'un agent public est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que soient occultées les mentions intéressant la vie privée ou susceptibles de révéler l'appréciation portée sur l'agent, conformément à l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à savoir les éléments relatifs à sa situation personnelle (date de naissance, adresse privée, situation de famille, horaires de travail) ainsi que les éléments individualisés de la rémunération liés soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial) soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ce contrat. La commission estime que le tableau mentionné au point 2) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. Le maire de Saint-Jean-sur-Mayenne a également indiqué à la commission que la liste visée au point 3) n'existait pas. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle estime, en l’espèce, que cette liste peut être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc recevable la demande d’avis sur ce point et émet un avis favorable à la communication de ce document, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise à l’administration qu'il lui appartient de communiquer elle-même au demandeur les documents sollicités.