Avis 20175476 Séance du 08/02/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 novembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Montesquieu-Volvestre à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) le grand livre des comptes pour le budget annexe « Enfance et jeunesse » pour 2016 ; 2) le grand livre des comptes pour le budget annexe « Restauration scolaire » pour 2016 ; 3) l'ensemble des documents budgétaires 2017 avec leurs annexes ; 4) les descriptifs pour chacun des postes d'emplois aidés présents au tableau des effectifs au 1er janvier 2017 (16 postes) : a) l'emploi occupé ; b) la durée du contrat : date de début et date de fin ; c) le type de contrat ; d) la durée hebdomadaire de travail ; e) la formation assurée par la commune ; 5) l'état du patrimoine immobilier de la commune ; 6) la liste des immeubles dont la commune est propriétaire et qui sont mis en location avec indication du montant du loyer ; 7) la liste chiffrée des investissements prévus au budget 2017 dont ceux inclus dans le programme ad'Ap ; 8) la liste du matériel roulant disponible dans la commune. En l'absence de réponse du maire de Montesquieu-Volvestre à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par les dispositions des articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Elle précise en premier lieu qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet par conséquent un avis favorable sur les points 1) à 3) et 7) de la demande. La commission indique ensuite que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Estimant que le point 4) de la demande porte sur des renseignements, et non sur la communication des contrats de travail des agents concernés, la commission ne peut que se déclarer incompétente sur ce point. Enfin, la commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions. » Par suite, elle estime que les documents visés aux points 5), 6) et 8), s'ils existent ou peuvent être obtenus par un traitement d'usage courant, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable les concernant, sous ces réserves.