Conseil 20175475 Séance du 11/01/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 11 janvier 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents relatifs à une enquête administrative interne effectuée au sein du service à la population : 1) le rapport de la directrice des ressources humaines au maire du 11 juillet 2017 ; 2) le rapport de la directrice des ressources humaines au maire du 20 juillet 2017 ; 3) le rapport de la directrice générale adjointe du pôle administration générale au maire du 21 juillet 2017 ; 4) la réponse en date du 7 août 2017 du maire à Madame YYY au signalement par cette dernière d'une souffrance au travail ; 5) la réponse en date du 7 août 2017 du maire à Madame X suite au signalement par cette dernière d'une souffrance au travail ; 6) la réponse de la chef de service Madame X du 17 août 2017 ; 7) le courrier de Madame XXX 28 août 2017 ; 8) les témoignages des agents dans le cadre de l'enquête administrative interne ; 9) le rapport de la directrice des ressources humaines au maire du 13 septembre 2017 ; 10) le rapport du directeur du pôle administration générale au maire du du 13 septembre 2017. La commission vous informe tout d'abord qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission n'est pas davantage compétente pour se prononcer sur les règles relatives à la composition du dossier administratif d'un agent public et ne peut donc se prononcer sur les documents devant figurant ou non au dossier individuel de la chef de service mise en cause. La commission vous précise ensuite qu’un rapport d’enquête ou un audit réalisé par ou à la demande de l'autorité responsable du service public est un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, communicable à toute personne qui en fait la demande en vertu de l'article L311-1 de ce code, à la condition qu'il ne revête pas de caractère préparatoire. Elle rappelle, d’autre part, qu’en application de l'article L311-6 du code, ne sont toutefois communicables qu'à l'intéressé les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. La communication ne peut donc intervenir qu’après disjonction ou occultation des mentions qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 précité, en particulier, et sous la réserve qu’une telle disjonction ou occultation ne conduise pas à priver de son sens le document sollicité. Après avoir pris connaissance des documents transmis, la commission estime que les courriers que vous avez adressés à Mesdames X et Xainsi que le courrier que cette dernière vous a adressé ne sont communicables qu'à leur destinataire et à leur auteur dès lors que leur communication à des tiers porterait atteinte au secret de la vie privée des intéressées. Il en va de même des retranscriptions des témoignages des agents du service dans le cadre de l'enquête administrative interne, qui comportent des mentions relatives à la vie privée des agents entendus et leur appréciation sur les relations avec leurs collègues et supérieurs hiérarchiques, comme le courrier que vous a adressé Madame X et celui que vous a adressé Monsieur X. La commission vous indique par ailleurs que les rapports de la directrice des ressources humaines en date des 11 et 20 juillet 2017, relatifs à l'entretien au cours duquel Madame X a fait part de ses difficultés et aux suites de cet entretien, ne sont communicables qu'à l'agent concerné. Il en va de même du rapport de la directrice générale adjointe du pôle administration générale en date du 21 juillet 2017, relatif à l'entretien au cours duquel Madame Xa fait part de ses difficultés, qui n'est communicable qu'à cette dernière. Enfin, la commission considère que le rapport de synthèse de la directrice des ressources humaines en date du 13 septembre 2017 comporte principalement des préconisations d'organisation du service et qu'il peut ainsi être communiqué à des tiers, après occultation de toutes les mentions mettant en cause la vie privée des agents (en particulier, les mentions « points négatifs » concernant Mesdames X et Xet les parties 4. « Retour du Docteur X » et 5. « Avis de Maître X ») qui ne conduirait pas à priver de son sens ce document.