Conseil 20175217 Séance du 11/01/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 11 janvier 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable de l'ensemble des points attribués aux agents selon des critères qu'ils soient d'ordre factuel, tel l'ancienneté ou les jours de formation, ou reposant sur la manière de servir, tel les résultats ou les compétences professionnels dans le cadre de la procédure à un avancement de grade ou à une promotion interne : 1) à la commission administrative paritaire avec l'accord préalable ou non de l'agent ; 2) aux agents concernés qui en feraient la demande, en précisant à quel moment cette communication doit intervenir et sur l'opportunité de préciser le détail des points par critère ou seulement le total obtenu. La commission relève que, dans le cadre de la modernisation de vos procédures d'avancement de grade et de promotion interne, vos services ont mis en place une grille de critères reposant pour partie sur des éléments objectifs relatifs à la situation de l'agent (ancienneté, jours de formation...) et pour partie sur la manière de servir et l'engagement professionnel (compétences, résultats...). Vous indiquez à la commission que chaque critère, décliné en sous-critères, est affecté d'un indice de cotation. Il ressort du tableau que vous avez transmis à la commission que chaque agent est ainsi évalué sur un total de 100 points répartis sur dix sous-critères. Les propositions d'avancement de grade et de promotion interne sont déterminées par le résultat obtenu par chaque agent à l'issue de la procédure de cotation. La commission rappelle qu'en principe, les documents contenant des informations révélant l'appréciation ou le jugement de valeur porté sur une personne physique identifiée ou aisément identifiable ne peuvent être communiqués qu'à cette dernière, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi, s'agissant des agents publics, de l'ensemble des documents contenant des informations révélant l'évaluation réalisée, par le supérieur hiérarchique, quant à la manière de servir de l'agent. Ainsi, par exemple, tant les éléments de notation présents dans le dossier de l'agent que les éléments indemnitaires qui composent le RIFSEEP (conseil n° 20164749) ne sont communicables qu'à l'agent concerné, en vertu de ces mêmes dispositions. La commission relève que sur les dix sous-critères composant la grille que vous lui avez transmise, trois seulement ont trait à la situation objective de l'agent (ancienneté dans le grade, ancienneté dans la fonction publique, nombre de jours de formation). L'ensemble des autre sous-critères exprime, de manière plus ou moins directe, l'appréciation ou le jugement de valeur porté sur l'agent. La commission estime que cette grille, en tant qu'elle comporte de tels éléments, ne peut, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, être transmise qu'aux agents concernés ou, à tout le moins, ne pourrait être transmise à des tiers qu'après occultation des sept sous-critères révélant ce jugement de valeur. L'agent concerné peut, quant à lui, recevoir communication du détail de cette grille. Néanmoins, votre demande de communication ne porte que sur la communication de ces informations aux membres de la CAP compétente. Il résulte de l'article 30 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale que la commission administrative paritaire connaît des questions d'ordre individuel relatives aux agents publics territoriaux. Cette commission est notamment chargée de se prononcer sur les propositions d'avancement de grade ou de promotion interne et les tableaux annuels d'avancement ou les listes de promotion, qui peuvent mentionner le motif et le rythme d'avancement, lui sont communiqués. Pour l'exercice de leurs missions, les membres de la commission, qui sont soumis au secret professionnel, peuvent recevoir communication de tout document ou de toute pièce concernant les agents dont la situation doit être examinée (CE, 4 novembre 1992, M. X) par la CAP. La commission en déduit qu'au cas d'espèce que vous lui soumettez, les dispositions de l'article 30 de la loi du 26 janvier 1984 doivent être regardées comme faisant, à titre dérogatoire, obstacle à l'application de celles de l'article L311-6 mentionnées ci-dessus et que les membres de la CAP peuvent recevoir communication de la grille de cotation que vous lui avez transmise, sur leur demande, et dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leur mission, et ce sans que l'accord de l'agent concerné ne soit requis. Vous interrogez également la commission sur la question de savoir à quel stade de la procédure cette grille de cotation doit être transmise à l'agent concerné. La commission vous rappelle, à cet égard, que l'obligation de communication des documents administratifs ne s'applique, en vertu des dispositions de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, qu'à des documents achevés et ne présentant plus un caractère préparatoire. La commission estime que cette grille ne peut donc en tout état de cause pas être communiquée avant d'avoir été intégralement renseignée par les autorités hiérarchiques compétentes et elle considère par ailleurs qu'elle ne peut être communiqué à l'agent qu'à partir du moment où cette dernière ne présente plus un caractère préparatoire. En l'espèce, la commission estime que tel n'est plus le cas dès lors que vos services ont définitivement arrêté la cotation individuelle de chaque agent : en effet, le caractère préparatoire de cette dernière doit s'apprécier à ce stade de la procédure dès lors que c'est le résultat de la cotation qui détermine l'inscription de l'agent sur le tableau d'avancement ou la liste de promotion.