Avis 20175172 Séance du 22/02/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de La Trinité à sa demande de communication de l'acte de naissance de Madame X, née le 13 septembre 1915 à La Trinité. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle que les registres de naissance et de mariage de l’état civil sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e du 4° du I de l’article L213-2 du même code. En l’espèce, la commission constate que l’acte de naissance sollicité, établi en 1915, est ainsi communicable depuis le 1er janvier 1991 à toute personne qui le demande sans que celle-ci ait à apporter d'autre justification. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi d’une copie simple de cet acte, dans son intégralité, avec ses mentions marginales éventuelles. En effet, la commission rappelle également que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication, c'est-à-dire : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001 ; c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds, en l'espèce les archives départementales de Martinique qui exercent le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités de ce territoire. La commission émet par conséquent un avis favorable.