Avis 20175066 Séance du 11/01/2018

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 octobre 2017, à la suite du refus opposé par le préfet de Seine-et-Marne à sa demande de communication, par courrier électronique, du dossier administratif de son client, né le 3 septembre1990 à Oran en Algérie, détenu par le bureau des étrangers de la préfecture. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du préfet de Seine-et-Marne à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que les documents sollicités sont communicables à l'intéressé ou à son conseil, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, en application du d) du 2° de l’article L311-5 du même code. Sous ces réserves, la commission émet dès lors un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.