Avis 20175039 Séance du 31/12/2017

Maître XX, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 octobre 2017, à la suite du refus opposé par le directeur général du groupe hospitalier du Havre à sa demande de copie de l'intégralité du dossier administratif de sa cliente, éducatrice spécialisée au sein de cet établissement. En premier lieu, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En application de ce principe, la commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Madame X, émet donc un avis favorable à la communication de l’ensemble des documents sollicités. En second lieu, la commission souligne qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. En l'espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général du groupe hospitalier du Havre a informé la commission que compte tenu du nombre important de documents contenus dans un dossier administratif, il invitait les agents à venir le consulter sur place et emporter copie des documents qu'ils auront préalablement sélectionnés. La commission en prend note mais relève que la demande porte sur l’envoi postal ou électronique d’une copie des documents sans leur consultation préalable sur place. Elle estime que le volume des documents à reproduire reste compatible avec le bon fonctionnement des services du groupe hospitalier du Havre et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc le directeur général du groupe hospitalier du Havre à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.